Ця професія входить до п’ятірки найбільш затребуваних.
Кваліфікований секретар - права рука керівника, його незамінний помічники і, звичайно ж, обличчя фірми. Вважається, що це суто жіноча професія, проте секретарями можуть бути і чоловіки. Секретар зі знанням іноземних мов може працювати в українському представництві зарубіжної компанії, у спільному підприємстві або в українській організації, пов'язаній із зарубіжними партнерами.
У обов'язку секретаря, як правило, входить: прийом відвідувачів, ведення діловодства (хоч би реєстрація вхідної і витікаючої документації); обслуговування керівника (нерідко планування його робочого дня); прийом телефонних дзвінків, що поступають керівникові; організація прийомів і нарад, замовлення готелів і авіаквитків (для керівника і для решти співробітників); замовлення канцтоварів і інших речей, необхідних для життєдіяльності офісу, іноді - забезпечення керівника продуктами.
Плюси професії: широкий круг знайомств, повна і достовірна інформація про справи фірми, придбання навиків спілкування і роботи з фахівцями різних сфер діяльності і посад, досвід організаторської діяльності, робота стабільна і не припускає великого фізичного навантаження, можна суміщати з навчанням, обличчя компанії.
Мінуси професії: ненормований робочий день (приходити на роботу раніше шефа, а йти пізніше), не завжди є можливість реалізуватися, якщо фірма невелика, може стати нудно від недоліку роботи, працедавець може негативно віднестися до того, що ти робиш домашнє завдання на робочому місці, завжди добре виглядати, незалежно від обставин.
Робота для секретаря: секретар сьогодні потрібний практично в кожній організації.
Особисті якості: специфіка роботи секретаря - численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. А тому доброзичливість, комунікабельність і культура спілкування (делікатність і тактовність) для секретаря просто незамінні. У будь-якої людини, після спілкування з секретарем повинне залишитися відчуття, що фірма зробить все можливе, щоб вирішити його проблему.
Важливим умінням для секретаря є здатність організувати своє робоче місце і час. Запізнення абсолютно не допустимі для людей цієї професії. Це стосується як часу приходу на роботу, так і своєчасності підготовки документів і доповіді їх керівникові. Також сюди можна віднести професіоналізм, відповідальність, дипломатичність і хорошу пам'ять.
Перспективи професії секретаря.
В майбутньому секретар може стати секретарем-референтом, офіс-менеджером, а в деяких випадках і виконавчим директором.
Профільна освіта:
Сьогодні вимоги до рівня знань людей цієї професії постійно підвищуються, і все частіше працедавці хочуть бачити своїх секретарів з вищою освітою. Крім того, слід знати комп'ютер на рівні користувача і основи діловодства. Безперечним плюсом буде знання іноземної мови.
Цікаво з історії: Після виникнення друкарської машинки, секретарями почали наймати жінок. За хвилину вони повинні були набирати близько чотирьох сторінок. Стенографію робили зі швидкістю 40 слів на хвилину. Також вимогами були володіння іноземними мовами і навички спілкування з людьми. У наш час секретарі можуть виконувати різні функції. Наприклад, відповідати на телефонні дзвінки, працювати з оргтехнікою, приймати листи або бути адміністратором.
Цікаво, що перші курси, на яких почали проводити підготовку секретарів як професіоналів, стартували в Україні в місті Харків. Сталося це в 1868 році. Пізніше подібні курси з’явилися в Америці, Англії та Франції.