Ні в кого не виникає сумнівів щодо обов’язкового такого працівника офісу, як секретар керівника. Але минули ті часи, коли всі адміністративні фахівці називалися секретарями. Навіть найдосвідченіших з них не підпускали близько до керівної роботи. Зараз ситуація змінилася, і досвідчені адміністративні працівники стають офіс-менеджерами. І хоча зміст посадової інструкції залежить від компанії, обов'язки офіс-менеджера можуть включати в себе навчання співробітників роботі з програмним забезпеченням, проведенню співбесід, розробці бюджету, розрахунку грошових виплат та багато іншого.
Роль офіс-менеджера дуже сильно змінилася останнім часом. Давно минули ті часи, коли обов'язки цих працівників обмежувалися функцією «принеси-подай». Сучасний офіс-менеджер – це співробітник, який приносить організації прибуток. Він повинен строго координувати свою діяльність з лінією керівництва, але залишатися при цьому відкритим для ідей, які можуть висувати його підлеглі.
Навички, якими має володіти офіс менеджер, включають в себе збір інформації, генерацію рішень, створення та впровадження планів. Людина, яка обіймає цю посаду повинна вміти користуватися сучасними програмами (включаючи MS Word, Excel, Access та інші). Так само важливо розуміти принципи роботи складних телефонних систем, копіювальної техніки, факсів та багато іншого, від чого залежить нормальна робота офісу.
Знання в галузі HR. Особливо, такі знання необхідні в невеликих компаніях, в яких офіс-менеджери повинні бути в курсі останніх змін в законодавстві, а також відіграють роль першої зупинки, в процесі співбесіди нових співробітників.
Здатність керувати вузькоспеціалізованими проектами. Наприклад, такими як оформлення інтер'єру офісу або його переїзд на нове місце. Офіс-менеджер може бути єдиною людиною, яка в курсі всіх аспектів подібних заходів, що дозволяє оптимізувати витрати і звести до мінімуму психологічне напруження в роботі інших фахівців.
Відзначимо також, що в невеликих та середніх фірмах, які не в змозі мати окрему службу персоналу, ІТ відділи та департаменти контрактів, часто є співробітник, який відповідає за управління офісом.
Якщо у вас виникло бажання більше дізнатись про умови праці, оплату праці офіс-менеджера, звертайтесь за додатковою інформацією до центру зайнятості вашого району.
Фахівці служби зайнятості завжди допоможуть отримати відповідь на запитання, які професії актуальні на ринку праці, вашого міста, регіону, в Україні. Можна пройти профорієнтаційне тестування на платформі державної служби зайнятості з профорієнтації та розвитку кар'єри (http://profi.dcz.gov.ua/tests/), яке допоможе краще пізнати себе та зробити правильний вибір професії.